MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK
Manajemen integrasi proyek mencakup proses-proses
dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mengindentifikasi, mendefinisikan,
menggabungkan, menyatukan, dan mengkoordinasikan berbagai macam proses dan
kegiatan di dalam proses manajemen proyek. Terutama berkaitan dengan
mengintegrasikan proses-proses yang ada di dalam kegiatan manajemen proyek yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek secara efektif.
Proses-proses utama dalam manajemen integrasi proyek:
· Membuat Project
Charter (Develop Project Charter)
Proses pembuatan sebuah dokumen yang secara formal
mengesahkan keberadaan sebuah proyek dan memberikan manajer proyek kewenangan
untuk menetapkan sumber daya organisasi yang akan digunakan dalam kegiatan
proyek.
· Membuat
Rencana Manajemen Proyek (Develop Project Management Plan)
Proses penetapan, persiapan, dan koordinasi semua rencanasubsidiary dan
mengintegrasikan rencana-rencana tersebut ke dalam suatu rencana proyek yang
komprehensif.
· Mengarahkan
dan Mengelola Pelaksanaan Pekerjaan Proyek (Direct and Manage Project Work)
Proses pengarahan dan pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang
sudah ditetapkan di dalam rencana manajemen proyek serta menerapkan perubahan
yang sudah disetujui untuk mencapai sasaran proyek.
· Memantau
dan Mengendalikan Pelaksanaan Pekerjaan Proyek (Monitor and Control Project
Work)
Proses pemonitoran, peninjauan, dan pelaporan perkembangan
dari proyek terhadap sasaran kinerja proyek seperti yang telah ditetapkan dalam
rencana manajemen proyek.
· Melaksanakan
Pengontrolan Perubahan yang Terintegrasi (Perform Integrated Change Control)
Proses peninjauan semua usulan perubahan; menyetujui
perubahan dan mengelola perubahan ke dalam pelaksanaan, aset proses organisasi,
dokumen proyek, dan rencana manajemen proyek dan mengkomunikasikan disposisi
hal-hal tersebut.
· Penutupan
Proyek (Close Project or Phase)
Proses penyelesaian semua kegiatan-kegiatan di dalam
pelaksanaan manajemen proyek dimana proyek telah berakhir secara formal.
Manajemen Integrasi Proyek dibutuhkan di dalam situasi
dimana proses-proses individual saling berinteraksi. Misalnya, estimasi biaya
dibutuhkan dalam pembuatan rencana kontingensi yang melibatkan integrasi dari
proses-proses di dalam bidang pengetahuan manajemen biaya, waktu, dan risiko.
Hal paling utama dalam memulai suatu proyek adalah Membuat
Project Charter. Pembuatan project charter adalah proses
pembuatan sebuah dokumen yang secara formal mengesahkan keberadaan sebuah
proyek dan memberikan manajer proyek kewenangan untuk menetapkan sumber daya
organisasi yang akan digunakan dalam kegiatan proyek. Keuntungan yang
diperoleh dari proses ini adalah adanya penetapan awal mulai proyek dan
batasan-batasan proyek secara jelas, merupakan dokumen resmi dari proyek, dan
juga langkah untuk senior manajemen menerima dan melaksanakan proyek secara
resmi.
Dalam pembuatan Project Charter, disarankan
seorang Project Manager ikut serta agar mendapat pemahaman dasar dari
kebutuhan proyek yang nantinya akan membawa manfaat untuk pengalokasian sumber
daya yang efektif dalam kegiatan proyek.
Input dalam pembuatan Project Charter
1. Pernyataan pekerjaan
proyek (Project statement of work)
Pernyataan pekerjaan proyek berisi sebuah penjelasan dari
produk, layanan atau hasil yang akan disampaikan oleh proyek. Pernyataan
pekerjaan proyek dapat mengacu pada :
· Kebutuhan
perusahaan : kemungkinan berdasarkan pada permintaan pasar, kemajuan
teknologi, persyaratan hukum, peraturan pemerintah atau pertimbangan
lingkungan. Kebutuhan perusahaan dan analisa cost-benefit yang
terdapat dalam perusahaan tersebut, menentukan sebuah proyek.
· Penjelasan
lingkup produk : berisi karakteristik produk, layanan atau hasil yang akan
diciptakan dari sebuah proyek. Penjelasan ini seharusnya berisi hubungan antara
produk, layanan atau hasil apa yang akan diciptakan dengan kebutuhan perusahaan
apa yang akan dibahas dalam proyek.
· Rencana
strategis : mendokumentasikan strategi visi, tujuan dan sasaran
organisasi. Semua proyek harus mengacu pada rencana strategis organisasinya.
Rencana strategis memastikan bahwa tiap proyek memberikan kontribusi pada
seluruh tujuan organisasi.
2. Kasus bisnis (Business case)
Kasus bisnis menjelaskan informasi yang diperlukan dari
sudut pandang bisnis untuk menentukan apakah proyek layak didanai atau tidak,
biasanya digunakan oleh manajer dan executive ke atas untuk pengambilan
keputusan. Kasus bisnis terbentuk sebagai hasil dari satu atau lebih kegiatan
berikut :
· Permintaan
pasar : contohnya sebuah perusahaan mobil mengesahkan sebuah proyek untuk
membuat mobil yang lebih efisien bahan bakar dalam merespon kelangkaan BBM.
· Kebutuhan
organisasi : contohnya karena biaya overhead tinggi, perusahaan dapat
menggabungkan fungsi staf dan merampingkan proses untuk mengurangi biaya.
· Permintaan customer :
contohnya sebuah utilitas listrik mengesahkan sebuah proyek pembangunan stasiun
pembantu baru untuk melayani kawasan industri yang baru.
· Kemajuan
teknologi : contohnya sebuah maskapai penerbangan mengesahkan sebuah
proyek pembuatan e-ticket sebagai pengganti tiket kertas dikarenakan
kemajuan teknologi.
· Persyaratan
hukum : contohnya sebuah produsen cat mengesahkan sebuah proyek penetapan
untuk mengatasi bahan-bahan beracun.
· Dampak
ekologis : contohnya sebuah perusahaaan mengesahkan sebuah proyek untuk
pengurangan dampak lingkungan.
· Kebutuhan
sosial : contohnya sebuah organisasi non pemerintahan disebuah negara
berkembang mengesahkan sebuah proyek untuk menyediakan sistem air minum,
kaskus, dan pendidikan sanitasi untuk masyarakat yang terkena kolera.
3. Perjanjian-perjanjian (Agreements)
Perjanjian-perjanjian digunakan untuk mendefinisikan niat
awal untuk sebuah proyek. Perjanjian ini dapat berupa kontrak, MoU, perjanjian
pelayanan, surat perjanjian, nota perjanjian, kesepakatan verbal, email atau
kesepakatan tertulis lainnya.
4. Faktor Lingkungan Perusahaan (Enterprise Enviroment
Factors)
Faktor lingkungan perusahaan yang dapat mempengaruhi proses
pembuatan Project Charter adalah :
· Standar-standar
pemerintah, standar-standar industri atau peraturan-peraturan (contoh kode
etik, standar kualitas atau standar perlindungan pekerja).
· Budaya
dan struktur organisasi
· Kondisi
pasar
5. Aset-Aset Proses Organisasi (Organizational Process
Assets)
Aset-aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi
pembuatanProject Charter adalah :
· Proses-proses
standar organisasi, kebijakan dan definisi proses.
· Template
Project Charter
· Historical
information dan lesson learned berdasarkan pengetahuan (contoh
proyek-proyek, catatan-catatan, dokumen-dokumen serta semua informasi akhir
proyek, informasi tentang hasil putusan yang dipilih dari proyek sebelumnya dan
informasi kinerja proyek sebelumnya serta informasi dari aktivitas pengelolaan
risiko).
Tools dan teknik dalam pembuatan Project Charter
1. Penilaian dari Ahli (Expert
Judgment)
Penilaian dari ahli digunakan untuk menilai input-input yang
digunakan untuk pembuatan Project Charter. Penilaian dari ahli tersebut
diterapkan pada semua detail teknis dan manajemen dalam proses dimana penilaian
diberikan oleh manajer proyek dan tim manajemen proyek menggunakan pengetahuan
khusus maupun pelatihan. Penilaian-penilaian tambahan juga tersedia dari
berbagai macam sumber, meliputi:
· Unit
lain di dalam organisasi.
· Konsultan
atau ahli dalam bidang-bidang tertentu lainnya (internal dan eksternal).
· Stakeholder,
termasuk costumer dan sponsor.
· Asosiasi
profesi dan teknis.
· Kelompok
industri.
· Subject
matter experts (SME).
· Project
management office (PMO).
2. Teknik-teknik fasilitasi (Facilitation techniques)
Teknik-teknik fasilitasi memiliki aplikasi yang luas dalam
proses manajemen proyek dan mengarahkan pembuatan Project Charter.
Brainstorming, resolusi konflik, pemecahan masalah dan rapat adalah teknik
kunci yang digunakan oleh fasilitator untuk membantu tim dan individu
menyelesaikan kegiatan proyek.
Output dalam pembuatan Project Charter
Output berupa Project Charter. Project Charter merupakan
dokumen yang dikeluarkan oleh pemrakarsa proyek (project inisiator) atausponsor yang
secara resmi memiliki kewenangan atas keberadaan proyek dan memberikan project
manager kewenangan untuk menggunakan sumber daya organisasi pada
kegiatan-kegiatan proyek.
Project Charter digunakan untuk mendokumentasikan
kebutuhan bisnis, asumsi, kendala, memahami kebutuhan customer dan
persyaratan produk dan layanan baru serta hasil yang ditujukan untuk memenuhi :
· Sasaran
proyek dan peruntukannya.
· Tujuan
proyek terukur dan kriteria keberhasilan yang terkait.
· Persyaratan-persyaratan.
· Asumsi-asumsi
dan kendala.
· Penjelasan
dan batasan-batasan proyek.
· Ringkasan
jadwal.
· Ringkasan
biaya.
· Daftar stakeholder.
· Persyaratan
persetujuan proyek. Contohnya apa yang menjadi keberhasilan proyek, siapa yang
memutuskan bahwa proyek itu berhasil, siapa yang menandatangani proyek.
· Penugasan project
manager, tanggung jawab dan tingkat kewenangan.
· Nama
dan kewenangan sponsor atau kewenangan orang lain dalam Project
Charter.
DAFTAR PUSTAKAhttp://yankumala.wordpress.com/2011/10/08/grup-proses-manajemen-proyek-dan-integrasi manajemen-proyek/
http://wuriannyyumantini.com/manajemen-integrasi-proyek/